|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Påminnelser och krav
Många tycker att det är obehagligt att kräva betalt för obetalda fakturor, men tyvärr är det så att ju längre man väntar med påminnelser och kravbrev desto mindre blir betalningsviljan. Kunden lär sig snabbt att räkningen kan läggas åt sidan och betalas vid ett senare tillfälle. Men hur gör man då för att få sina fakturor att hos kunden hamna i prioritetsordningen ”viktiga betalningar” ?
När du säljer en tjänst och låter kunden betala mot faktura så innebär det att du lämnar en kredit till kunden. Du står då i en s.k. kreditrisk där du riskerar att inte få betalt för din fordran, och för varje dag som går utan att du fått betalt förlorar ditt företag pengar i ränta.
I fakturan anger du betalningsvillkoren. Med betalningsvillkor menas oftast hur lång tid kunden har på sig att betala fakturan. Tänk på att inte ge för lång kredittid, många företag använder sig av 10 eller 20 dagar netto. I fakturan ska du ange förfallodagen d.v.s. den dag då fordran senast skall betalas. Förfallodagen kan skrivas på två sätt. Antingen antalet dagar eller vilket datum pengarna senast ska ha satts in. Många företagare har upptäckt att betalningen oftare kommer in i tid om de skriver t.ex. ”Betalning på vårt konto senast 2004-06-25” istället för ”Betalningsvillkor 20 dagar”. Det är också viktigt att du snabbt skickar fakturan till kunden.
Påminnelse
Om kunden inte har betalt på förfallodagen är det dags att skicka en första påminnelse. För att öka betalningsviljan hos kunderna och minska räntekostnaderna bör du redan en vecka efter fakturans förfallodatum, och när du kontrollerat att betalning inte har skett, skicka en påminnelse. Den första påminnelsen bör ha en mjuk men tydlig formulering där det står t.ex. ”Enligt våra/mina noteringar är nedanstående faktura ej betald, vi/jag ber dig därför att omgående betala denna. Överensstämmer inte dina noteringar med våra/mina så kontakta oss/mig snarast. Har du betalat någon av de senaste dagarna kan du bortse från denna påminnelse”.
Har du fortfarande inte fått betalt en vecka efter den första påminnelsen kan du skicka ytterligare en påminnelse. Denna gång med en något hårdare formulering. Ett annat sätt är att direkt ta kontakt med kunden via telefon. Detta är ett bra sätt om man är mån om ett gott affärsförhållande med kunden och hade tänkt dig ett fortsatt samarbete.
Ytterligare en vecka senare skickar du ett kravbrev som kan t.ex. formuleras så här: ”Trots tidigare påminnelse den…har vi fortfarande inte erhållit betalning för förfallen faktura enligt nedanstående specifikation. Någon invändning mot fakturan föreligger ej heller. Vi förutsätter därför att du omgående betalar förfallet belopp. Om betalning ej kommit oss tillhanda senast den…överväger vi att vidtaga rättsliga åtgärder. En rimlig tid anses vara 12 dagar. Detta innebär att rättsliga åtgärder inte ska vidtas förrän 12 dagar gått från den dag då inkassokravet skrevs ut och skickades.
Rättslig åtgärd
Om kunden inte betalar trots kravbrev har du att välja mellan att avskriva fordran eller försöka driva in den obetalda skulden. Ett sätt att kräva in pengar från en kund som inte betalar är genom ansökan om betalningsföreläggande hos Kronofogdemyndigheten (KFM). Blanketter och informationsbroschyren ”Betalningsföreläggande och handräckning” kan beställas från KFM. Broschyren samt blanketter kan även skrivas ut från RSVs hemsida www.rsv.se , under Kronofogden.
Ansökan om betalningsföreläggande skickas till KFM i det län där kunden bor eller, om det gäller ett företag, har sitt säte. I ansökan om betalningsföreläggande ska yrkat kapitalbelopp fyllas i. Man kan förutom kapitalbeloppet även yrka på att få betalt för ränta, inkassokostnader och betalningsföreläggandeavgift.
Om kunden bestrider fordran, d.v.s. om han anser att den är felaktig på något sätt, så säger man att fordran är tvistig. För att gå vidare måste du i dessa fall ansöka om stämning vid domstol. En stämningsansökan lämnas till tingsrätten i den ort där kunden har sin verksamhet eller där en privatperson är skriven. Om du redan från början vet att fordran är tvistig ska du inte ansöka om betalningsföreläggande utan direkt vända dig till tingsrätten om du önskar driva ärendet vidare.
Inkasso
Om du senare vill kräva ersättning för dina inkassokostnader måste kravbrevet vara formulerat på ett särskilt sätt enligt inkassolagen.
Ett inkassokrav ska framställas skriftligt och innehålla:
- Uppgift om vem som är fordringsägare.
- Bakgrunden till kravet, t.ex. konsultuppdrag.
- Uppgift om att om inte skulden betalas kommer rättsliga åtgärder att vidtas.
- Uppgift om skulden. Beloppet ska specificeras och delas upp i tre separata poster: Kapital, upplupen ränta och kostnader.
- Uppgifter om räntan: Räntesatsen, på vilket kapitalbelopp räntan är beräknad och vilken tidsperiod räntan är beräknad på.
Kravet ska också innehålla en uppgift om inom vilken tid skulden ska vara betald.
Det är inte tillåtet att skicka mer än ett inkassokrav rörande samma fordran.
För att kunna bevisa att du har skickat ett inkassokrav enligt § 5 Inkassolagen, måste det finnas en arkiverad kopia av detta. Kopian måste arkiveras i minst tre månader efter att ett ärende har avslutats.
Dröjsmålsränta
För att man ska ha rätt att ta ut ränta vid försenad betalning, ska detta anges i fakturan. Om inget annat har avtalats får dröjsmålsränta tas ut enligt räntelagen.
Om varken förfallodag eller ränta är bestämd utgår ränta från den dag som infaller en månad efter det att räkningen sänts till kunden, eller från det att du på annat sätt framställt krav på betalning. Av påminnelsen och kravbrevet ska det framgå att om kunden inte betalar så medför det dröjsmålsränta.
Exempel
Du skickar en betalningspåminnelse den 21/7.
Fakturans förfallodag: 1/7
Fakturabeloppet är 10 000 kr.
Om ingen räntesats är avtalad blir räntan följande: 10 000 x referensränta + 8 %) x 20 dagar/360 = dröjsmålsränta i kronor. (Gällande referensränta*
den 1 januari 2004 var 3,00 %)
*Gällande referensränta kan du få hos Riksbanken.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|