Aktivitetsbaserade kontor
Vad händer i arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade kontor? En artikel publicerad i tidskriften Arbetsmarknad och arbetsliv påvisar att den tekniska utvecklingen möjliggör att kontorsanställda kan arbeta så gott som varsomhelst och närsomhelst med hjälp av datorer och smartphones. Arbete genomförs nödvändigtvis inte längre på en plats man går till. Detta har lett till sjunkande beläggningsgrader på kontorsarbetsplatser och aktualiserat behovet att optimera kontorsytan.
Denna utveckling kan även ses som ett sätt för företagen att krympa kontorsytan och spara pengar samtidigt som flexibla kontor lättare kan anpassas till framtidens föränderliga behov. Preliminära resultat från ett pågående forskningsprojekt i Sverige antyder dock att aktivitetsbaserade kontor inte passar alla typer av verksamheter.
Det visar sig exempelvis att arbetsuppgifter som kräver koncentration lämpar sig sämre att göras i öppna kontor där störningarna framför allt från den akustiska miljön är påtagliga och det saknas ofta tysta miljöer för fokuserat arbete. Frågan återstår ifall anställdas prestationer och komfort äventyras i strävan efter att optimera ytor i lokalerna och att ha flexibla kontorsarbetsplatser med begränsat förvaringsutrymme.
Hur mår då människor i de öppna landskapen och aktivitetsbaserade kontoren och hur påverkar det arbetsmiljön och stressrelaterad ohälsa? Forskning visar att faktorer som lägre grad av trivsel och välbefinnande på arbetsplatsen, en högre sjukfrånvaro och en högre arbetsrelaterad stress, påverkas av hur kontorslandskapet är utformat. Vidare påverkas medarbetaren på olika sätt av i vilken mån man sitter i enskilda rum eller i öppna kontorslandskap eller aktivitetsbaserade kontor.
Kontorsmiljön påverkar också faktorer som prestationsförmåga, produktivitet där det finns ett negativt samband mellan aktivitetsbaserade kontor och hur mycket arbete den anställde utför under sin arbetstid. De anställdas självskattade produktivitet påverkades negativt om interaktionen med kollegor försämrades, om man inte själv kunde välja sin arbetsplats och om det fanns begränsade förvaringsutrymmen vid arbetsplatsen.
Ledarskapet påverkas också i de aktivitetsbaserade kontoren. Det kräver att medarbetaransvaret ökar och att chefen ofta behöver fler avstämningar för att få en överblick över hur arbetet fortskrider för olika medarbetare och vem som för ögonblicket gör vad på arbetsplatsen.
Det är en stor utmaning att skapa trygghet och goda arbetsvillkor för medarbetarna i de aktivitetsbaserade landskapen så att effektivitet och produktivitet kan upprätthållas på arbetsplatsen över tid.
Arbetsmiljö och stressrelaterad ohälsa
Långtidssjukskrivningar på grund av stressrelaterad ohälsa har ökat successivt under 2000-talet. Arbetsvillkor och förhållanden på arbetsplatsen i kombination med den sociala situationer och individuella faktorer är väsentliga för utveckling av dessa problem.
Återkommande symptom på stress är faktorer som trötthet/utmattning, sömnstörningar, smärttillstånd, koncentrations och minnesstörningar, samt psykiatriska symptom som ångest, oro, grubblerier och depression. Ytterligare tillkommer olika former av kroppsliga problem, beteendeproblem och anpassningsstörningar som gör det svårt för den anställde att adaptera till arbetsplatsen krav. Fortsätter dessa stressymptom under en längre tid risker personen utbrändhetsproblematik och påföljande långtidssjukskrivning.
Personer som arbetar inom så kallade kontaktyrken med relationsintensiva möten med andra människor riskerar i högre grad att drabbas av stressrelaterad ohälsa. Speciellt utsatta grupper, enligt försäkringskassan och Saco, är kvinnor mellan 30-40 år inom yrken som exempelvis präst och psykolog. De psykiatriska diagnoser som samvarierar med stressproblematiken är diagnoser som utmattningssyndrom samt ångest och depression.
Produktionskraven i yrkeslivet och kraven på mätbarhet i vad medarbetaren producerar är en bidragande faktor till stress. Kraven på kvalitetsindex, kostnadseffektivitet och dokumentation, ökar den administrativa belastningen på arbetsplatsen och det riskerar att drabba kärnverksamheten. I sjukvården är kärnverksamheten att arbeta med vård och behandling. I skolan är det undervisning och de pedagogiska arbetsuppgifterna som riskerar att bli lidande då de administrativa arbetsbördorna tar över.
I kontaktyrken och behandlande samtal inom sjukvården såväl som inom de pedagogiska yrkena, tillkommer dessutom färdigheter som emotionell öppenhet, lyhördhet, tolerans, förståelse, tålamod och utvecklad problemlösningsförmåga. Behandlaren måste vara flexibel och anpassningsbar för att kunna möta olika typer av patienter och deras varierande problembilder.
När behandlaren själv blir stressar av sitt arbete upplevs ofta arbetssituationen som fylld av emotionella krav som blir svårt att leva upp till och hantera. Inte minst ökad administrativ belastning bidrar till denna problematik. Filosofen Jonna Bornemark formulerar det hela som att ”det blir en syftesförskjutning, där det blir viktigare att säga eller skriva ned att man har gjort något, än själva görandet i sig”. Risken är då att det blir viktigare att dokumentera att man har träffat patienten än själva mötet med patienten i rummet.
Från patientens perspektiv är det dock mötet och samtalet med behandlaren som är det huvudsakliga syftet med varför patienten har sökt sig till vården från början. Kärnverksamheten och kärnuppdraget är möta patienten och bedriva behandlingsarbete. Det är därför viktig att skydda kärnverksamhetens uppdrag från alltför hög belastning från alltmer ökade dokumentationskrav och administrativa arbetsbördor.
Diskriminering och kränkande särbehandling:
På Arbetsgivarverkets webb finns mycket information kring kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Arbetsgivarens roll är omfattande.
Bland annat slås fast att Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.
Nedan följer några hållpunkter.
Krav i arbetet. De delar av arbetet som fordrar upprepade ansträngningar från arbetstagaren. Kraven kan exempelvis omfatta arbetsmängd, svårighetsgrad, tidsgräns, fysiska och sociala förhållanden. Kraven kan vara av kognitiv, emotionell och fysisk natur.
Kränkande särbehandling. Där det finns risk för att kränkande särbehandling riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.
Ohälsosam arbetsbelastning. När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider belastningsresurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
Organisatorisk arbetsmiljö. Villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar arbetsmiljö 1. ledning och styrning, 2. kommunikation, 3. delaktighet, handlingsutrymme, 4. fördelning av arbetsuppgifter och 5. krav, resurser och ansvar.
Resurser för arbetet. Det i arbetet som bidrar till att, 1. uppnå mål för arbetet, eller 2. hantera krav i arbetet. Resurser kan vara: arbetsmetoder och arbetsredskap, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling på arbetsinsats, möjligheter till kontroll i arbetet, socialt stöd från chefer och kollegor och möjligheter till återhämtning.
Allmänna råd: Klargörandet kan lämpligen göras skriftligen i en policy. Chefer och arbetsledande personal har ett särskilt ansvar när det gäller att förebygga, uppmärksamma och hantera kränkande särbehandling. Det är därför viktigt att de uppfyller kunskapskraven.
Ett gemensamt arbete kring bemötande och uppträdande kan bidra till att motverka kränkande särbehandling. Exempel på förhållanden i verksamheten som är viktiga att vara uppmärksam på är konflikter, arbetsbelastning, arbetsfördelning, förutsättningar för samarbete och konsekvenser av förändringar.
Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras. Av rutinerna ska det framgå:
1. Vem som tar emot information om att kränkande särbehandling förekommer.
2. Vad som händer med informationen och vad mottagaren ska göra.
3. Hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp. Arbetsgivaren ska göra rutinerna kända för alla arbetstagare.
Vanligtvis rapporteras kränkande särbehandling till en chef när berörda inte på egen hand lyckats reda upp situationen. Om arbetstagaren inte kan vända sig till sin närmaste chef kan arbetstagaren vända sig till en högre chef. Arbetstagare kan dessutom vända sig till skyddsombud. Det kan finnas behov av att ingripa snabbt och göra en bedömning av situationen för att förhindra att den förvärras och se till att punkt 3 är ombesörjd. Arbetsgivaren kan ge företagshälsovård eller annan sakkunnig uppdraget att ge stöd och hjälp.
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete finns regler om att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa eller olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.
Ett undermåligt utredningsförfarande när det gäller kränkande särbehandling kan vara skadligt både ur arbetsmiljö- och hälsosynpunkt. Den som genomför en utredning bör därför ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Arbetsmiljölagstiftningens ändamål är att förebygga ohälsa och olycksfall och reglerar inte frågor om kompensation och skuld. En arbetstagarorganisation eller juridiskt ombud kan ge juridisk hjälp.