Personuppgiftshantering – Sveriges Psykologförbund

Sveriges Psykologförbunds personuppgiftspolicy

 Giltig från och med 2018-05-25

Allmänt

Sveriges Psykologförbund behandlar dina personuppgifter på ett sådant sätt att du kan känna dig trygg. Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling är att respektera din integritet och dina rättigheter, särskilt eftersom uppgifter som rör fackligt medlemskap är integritetskänsliga.

Vi arbetar kontinuerligt för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard” och utvärderar löpande riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.

I den här policyn informerar vi om vilka personuppgifter Sveriges Psykologförbund behandlar, för vilka ändamål behandling sker, den rättsliga grunden för behandlingen, hur länge uppgifterna sparas, dina rättigheter samt hur du kan kontakta oss m.m.

Vilka typer av uppgifter vi behandlar och hur vi samlar in dem

Psykologförbundet inhämtar de personuppgifter som vi behandlar i första hand direkt från dig som medlem. Exempel på personuppgifter som vi samlar in är ditt namn, kontaktuppgifter till dig som mobiltelefonnummer, e-postadress och adress. Dessutom behöver vi inkomstuppgifter för att kunna fastställa din medlemsavgift. I vissa sammanhang, om vi företräder dig som medlem i ett enskilt fall, kan vi behöva ytterligare personliga uppgifter.

Det är viktigt - för både dig och oss - att de personuppgifter vi behandlar är riktiga. Vi behöver därför få veta om dina uppgifter skulle förändras.

Därutöver kan vi uppdatera dina uppgifter mot folkbokföringen för att upprätthålla en god registervård samt Socialstyrelsens register över legitimerade yrkesutövare (det s.k. HOSP-registret).

De personuppgifter vi hanterar kan samlas in på olika sätt, bl.a:

  • I samband med ansökan om medlemskap via formulär på hemsidan eller annat sätt
  • Genom dina kontakter med oss, t.ex. när du mejlar, ringer eller ändrar dina personuppgifter på webben
  • Vid besök på våra webbplatser; trafikdata, platsdata, webbloggar och annan kommunikationsdata samt t.ex. den IP-adress, typ av enhet, operativsystem och webbläsartyp som används för besöket.
  • I samband med våra kontakter med arbetsgivare.
  • I vårt samarbete med andra Saco-förbund inom t.ex. Saco-S, Saco-P och Sacoråd.

Personuppgifter som samlas in av förbundet centralt, t.ex. i samband med ansökan om medlemskap i förbundet, kan inom vår interna organisation även behandlas av våra lokala och nationella föreningar när det är aktuellt, och vice versa.

 

Vad använder vi dina uppgifter till

 

Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är i första hand att vi ska kunna behandla din medlemsansökan och administrera ditt medlemskap hos oss.

Vi behöver också kunna använda uppgifterna för att informera dig i olika frågor som rör dina arbetsförhållanden, om vår fackliga verksamhet eller liknande, för att bedriva lönearbete för dig och de övriga medlemmarna, eller för annat arbete som vi gör för att tillvarata dina och de övriga medlemmarnas enskilda eller gemensamma intressen, som till exempel:

  • Få rådgivning och annat stöd i arbetsrättsliga, professions- och fackliga frågor (innefattar bl.a. löneöversyn och rådgivning kring arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring)
  • Få rättshjälp genom att bli företrädd i samband med fackliga förhandlingar samt i processer i domstolar och skiljenämnder.
  • Få den inkomstförsäkring som ingår i medlemskapet
  • Få Psykologtidningen
  • Delta i utbildningar, seminarier och andra medlemsmöten
  • Få nyhetsbrev, medlemsinformation och liknande
  • Betala rätt medlemsavgift
  • Genomföra kollektivavtalsförhandlingar
  • Genomföra medlemsundersökningar
  • Genomföra enkätutskick gällande bl.a. lönestatistik
  • Framställa lönestatistik

Gällande lagstiftning kräver att vi har en s.k. rättslig grund för de behandlingar som utförs. Vi använder följande rättsliga grunder vid våra behandlingar av personuppgifter.

  • Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal/vårt uppdrag gentemot dig som medlem, t.ex. gäller det vår fackliga verksamhet som vi beskrivit ovan.
  • Behandlingen sker efter en intresseavvägning, som bygger på att vi vill ge dig ett mervärde i medlemskapet genom erbjudanden om olika förmåner, t.ex. rabatter, försäkringar och event. Denna rättsliga grund tillämpar vi även när det gäller hanteringen av din medlemsansökan, fram till det att du blir medlem i förbundet.
  • Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättslig förpliktelse t.ex. behandling av ekonomiuppgifter enligt reglerna i bokföringslagen. Likaså kan det röra sig om att vi ska följa en kollektivavtalad förpliktelse, som t.ex. avtal om lönestatistik på vissa avtalsområden.
  • Behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse vilket till exempel kan gälla vårt arbete med lönestatistik.

I särskilda fall kan behandlingen ske efter att du har lämnat samtycke till den. Ett samtycke lämnas alltid separat och du kan alltid återkalla det genom att kontakta oss.

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Som huvudregel sparar vi dina personuppgifter bara så länge vi behöver uppgifterna för de ändamål vi angett ovan. Framförallt gäller det under den tid du är medlem.

Om du väljer att avsluta ditt medlemskap behöver vi ändå behålla dina personuppgifter en tid. Detta för att vi ska kunna administrera avslutandet av ditt medlemskap, t.ex. fullgöra sådana åtaganden mot dig som pågår under tid som sträcker sig efter det att medlemskapet upphört eller för att vi ska kunna hantera betalning eller återbetalning av medlemsavgifter.

Enskilda ärenden kan komma att lagras under längre tid för att vi ska kunna beakta preskriptionstider.

Vid avslutat medlemskap kvarstår dessutom vissa uppgifter som vi behöver ha kvar för att fullgöra de krav som är ställda på oss genom Bokföringslagen, vilket innebär att sådana uppgifter sparas i 7 år.

Till vem vi lämnar ut dina uppgifter

Utgångspunkten vid all personuppgiftsbehandling som förbundet utför är att respektera din integritet och dina rättigheter.

I vissa fall har vi behov av att dela med oss av dina uppgifter i samband med att vi som facklig organisation utövar de rättigheter och skyldigheter vi har enligt lagstiftningen på arbetsmarknaden. I vår fackliga verksamhet kan vi i vissa fall behöva lämna uppgifterna till andra fackliga organisationer och arbetsgivare.

Uppgifter lämnas även till samarbetspartners eller företag och organisationer som behandlar uppgifterna för vår räkning, s.k. personuppgifts-biträden.

Vi lämnar ut personuppgifter om ditt medlemskap hos oss till de som vi samarbetar med för att erbjuda dig olika förmåner som ingår i ditt medlemskap i de fall det är nödvändigt för att säkerställa din identitet i samband med rättsliga anspråk. Som exempel på sådana förmåner och samarbetspartners kan nämnas olika försäkringar och försäkringsbolag. Uppgifterna vi lämnar ut kan vara ditt namn och personnummer, din adress och dina kontaktuppgifter.

Vi lämnar även uppgifter om dig till andra mottagare om vi enligt lag eller myndighetsbeslut skulle vara skyldiga att lämna ut uppgifter.

Allt det här innebär att när det är aktuellt lämnas uppgifter t.ex. till följande mottagare:

  • Arbetsgivare - exempelvis i samband med lokala löneöversyner eller andra fackliga förhandlingar
  • Skattemyndigheten - vad gäller avdrag för medlemsavgifter
  • Folkbokföringen - för inhämtande av adressuppgifter
  • Det försäkringsbolag som förbundet samarbetar med rörande inkomstförsäkring
  • Tryckerier och distributionsföretag - när det gäller Psykologtidningen och andra trycksaker
  • Andra fackförbund och förhandlingskarteller som vi samarbetar med
  • Saco
  • Av förbundet anlitade leverantörer av IT-stöd

Vi kommunicerar med dig som medlem via den e-postadress som du har anmält till oss.

Vi rekommenderar att det är din privata e-postadress som du anmäler!

 

Dina rättigheter

I enlighet med gällande lagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter.

Här listar vi dina rättigheter och i slutet av policyn hittar du kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Vi kommer att besvara en begäran från dig utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad. Om ytterligare tid skulle krävas eller om vi av någon anledning inte kan tillmötesgå din begäran kommer vi att informera dig om detta. Vi kan även komma att begära ytterligare information från dig om det krävs för att vi ska kunna bekräfta din identitet och säkerställa att det är du och inte någon annan som försöker få tillgång till eller kontroll över dina personuppgifter.

Rätt till information om och tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och om så är fallet kommer vi att informera dig om hur dina personuppgifter behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de uppgifter som vi behandlar (genom ett registerutdrag).

Rätt till rättelse

Det är viktigt för oss att de personuppgifter som vi har om dig är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga har du rätt att vända dig till oss och be om att få uppgifterna rättade. Du har även rätt att begära att uppgifter läggs till om något saknas, om tillägget är relevant med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Vi kommer att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att rättelse har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem/vilka information om rättelse har lämnats ut.

Rätt att bli raderad

Du har rätt att vända dig till oss för att begära att dina personuppgifter raderas.

Vi raderar dina uppgifter:

• om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för;

• om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar samtycket;

• om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse;

• om behandlingen av dina uppgifter inte har följt gällande rätt; eller

• om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Vi kan således inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Till exempel gäller det om vi är skyldiga enligt lag att spara uppgifterna. Om radering sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter att radering har skett.

Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka som information om radering har lämnats ut.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot att vi behandlar dina uppgifter med stöd av en intresseavvägning. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina skäl ska behandlingen upphöra.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att höra av dig till oss och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas och att uppgifterna då enbart ska lagras av oss i följande situationer:

• Under den tid det tar för oss att kontrollera om personuppgifterna är korrekta, om du bestrider personuppgifternas korrekthet;

• Om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att uppgifterna raderas och istället vill att vi begränsar användningen av dessa;

• Om du, trots att vi inte behöver uppgifterna längre, vill att vi behåller dem för att du ska kunna använda dessa för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk; eller

• I väntan på kontroll av vems berättigade skäl, dina eller våra, som väger tyngst om du har gjort en invändning mot behandlingen.

I vissa fall kan vi dock inte tillmötesgå en begäran om begränsning t.ex. om uppgifterna behövs för att vi ska kunna försvara våra rättigheter eller skydda någon annan persons rättigheter. Om begränsning sker kommer vi att underrätta dem, till vilka vi har lämnat ut dina uppgifter, att begränsning har skett. Vi kommer även att på din begäran informera dig om till vem eller vilka som information om begränsning har lämnats ut.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att begära att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och har rätt använda sådana personuppgifter på annat håll, t.ex. om du skulle välja att ta med dig dina uppgifter till ett annat fackförbund. Denna rättighet gäller för sådana personuppgifter som du har lämnat till oss och som behandlas med stöd av ditt samtycke eller om behandlingen grundar sig på avtal med oss.

Kontaktuppgifter till Sveriges Psykologförbund och till vårt dataskyddsombud

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter

Kontakta Sveriges Psykologförbund på 08–56706400 eller post@psykologforbundet.se

Klagomål

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande rätt kan du lämna in ett klagomål direkt till oss eller till Datainspektionen.

Personuppgiftsansvarig Sveriges Psykologförbund

Sveriges Psykologförbund är ansvarig för den behandling av våra medlemmars personuppgifter som görs. Som personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålen och medlen för behandlingen.

Sveriges Psykologförbund
Box 3287
103 65 Stockholm

Dataskyddsombud

Vårt dataskyddsombud övervakar att vi följer gällande lagstiftning och behandlar dina personuppgifter på ett korrekt sätt. Om du vill kontakta vårt dataskyddsombud går det bra att mejla till dataskyddsombud@saco.se.

Ändring av personuppgiftspolicyn

Sveriges Psykologförbund kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy. Vi kommer att meddela eventuella ändringar på www.psykologforbundet.se.